Scan-On-Demand – Verknüpfung der physischen mit der digitalen Welt

Zugriffsintensive Registraturen und Papierablagen werden in der Regel noch immer im Eigenbetrieb und in unmittelbarer räumlicher Nähe der Sachbearbeitung verwaltet, um schnelle Zugriffe zu ermöglichen.

Rhenus Office Systems hat in den letzten Jahren den externen Betrieb vieler aktiver Registraturen im Rahmen des Business Process Outsourcing übernommen. Das aus diesen Erfahrungen entwickelte Produkt Scan-On-Demand („Aktive Akte“) realisieren wir für Kunden, die auf die Arbeit mit physischen Akten und Dokumenten angewiesen sind oder sich im Umbruch zwischen physischer und elektronischer Aktenführung und Vorgangsbearbeitung befinden.

Ihre Vorteile bei Scan-On-Demand

Durch unsere IT-gestützten Arbeitsprozesse sind wir flächendeckend in der Lage, Ihnen täglich mehrere tausend Dokumente in Ihre Akten zuzusortieren sowie mehrere tausend Dokumente aus Ihren Akten innerhalb weniger Minuten nach Anforderung digital zur Verfügung zu stellen.

Ihre benötigten Dokumente stellen wir Ihnen in unserem SOD-Prozess („Scan-On-Demand“) je nach vereinbartem Service Level zur Verfügung, auf Wunsch auch rund um die Uhr.

Wie funktioniert Scan-On-Demand?

1. Zur Anforderung recherchieren Sie die ID der jeweiligen Akte über die Rhenus-Online-Plattform und fordern das entsprechende Dokument aus der Akte an.
2. Im Rhenus-Aktenarchiv wird die Akte gezogen und das Dokument mit dem Scan-On-Demand-Prozess digitalisiert.
3. Die Bereitstellung des digitalen Dokuments erfolgt über einen SFTP-Server oder über eine Schnittstelle direkt in Ihre elektronische Akte.

Die Digitalisierung des Dokuments wird im Archivsystem nachvollziehbar und revisionssicher dokumentiert. Auf Wunsch halten wir die digitalisierten Dokumente in unserem elektronischen Online-Archiv für Sie vor.

Wir übernehmen die Aktenführung für Vorgänge, die sich aktuell in der Sachbearbeitung unserer Kunden befinden:

• Laufende Zusortierung von Dokumenten in die Akte
• Digitale Bereitstellung einzelner Dokumente aus der Akte durch Scan-On-Demand
• Anlegen, Schließen, Archivieren und Vernichten von Akten
• Sortieren, Klassifizieren und Erfassen von Dokumenten
• Übernahme einfacher Sachbearbeitungstätigkeiten wie Antragserfassung, Datenverifizierung etc.