Dokumentenarchivierung verzeichnet trotz Digitalisierung steigenden Bedarf

Im Zuge der Digitalisierung suchen viele Unternehmen nach papierlosen Lösungen für die Bürokommunikation und Dokumentenarchivierung. Tatsächlich fördern neue Medien den Austausch, so dass häufiger, schneller und auf vielfältigere Weise Informationen ausgetauscht werden. Damit steigt die Anzahl der Prozesse und Umsetzungen mit einem logischen Effekt: wir dokumentieren sowohl online als auch offline deutlich mehr.

Die Dokumentenarchivierung bleibt daher eine wichtige Aufgabe der Unternehmenspraxis. Für Unternehmen ist es besonders wichtig, langfristig den Überblick und einen schnellen Zugang zu archivierten Dokumenten zu gewährleisten. Eine anspruchsvolle Aufgabe - denn es werden zahlreiche Anforderungen an die Aktenarchivierung gestellt.

So gelingt die Dokumentenarchivierung

Ob Arztpraxis, Kanzlei, Bank, Einzelhändler oder Dienstleister - jedes Büro muss sich an die gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen für Akten halten. Kleine Betriebe haben selten genug Platz für ein stetig wachsendes Dokumentenarchiv. In diesem Fall kann die externe Aktenarchivierung die optimale Lösung sein. Damit entstehen erhebliche Kostenvorteile im Vergleich zur Lagerung in eigenen Räumlichkeiten und im Vergleich zur nachträglichen Digitalisierung.

Die Kosten für die eigene Digitalisierung von Altbeständen kann beispielsweise bis zu 33mal höher sein als die physische Lagerung in dem Sicherheitsarchiv der Rhenus Office Systems.

Die Rhenus Office Systems arbeitet mit einer hoch entwickelten Archivierungs-Infrastruktur und bietet:

• Unbegrenzten, automatisiert anpassungsfähigen Lagerraum
• Strukturierte Ablagesysteme
• Bestandstransparenz
• IT-Infrastruktur mit Dokumentation und automatisierten Abläufen
• Verfügbarkeit zu jeder Zeit
• Know-How zu sämtlichen rechtlichen Anforderungen an die Archivierung und Dokumentation
• Automatische Bereinigungsvorschläge nach Ablauf von Lagerfristen

Profitieren Sie von Preis-, Qualitäts- und Kompetenzvorteilen des Spezialisten auf dem Gebiet der Aktenarchivierung und wenden Sie sich an die Rhenus Office Systems.

Spezialisten für externe Aktenarchivierung

Der erste Schritt zur externen Aktenarchivierung beginnt mit einer ausführlichen Beratung durch die Mitarbeiter von Rhenus Office Systems. Dabei werden sämtliche Möglichkeiten der Dokumentenarchivierung und individuelle Anforderungen besprochen.

Die Aufbewahrung der Aktenordner in unseren Sicherheitsarchiven bietet Datenschutz, Sicherheit und eine komfortable Zugriffssteuerung. Gleichzeitig ist die externe Aktenarchivierung im Vergleich zur Lagerung und Bewirtschaftung in eigenen Räumen ausgesprochen günstig.

Dokumente und Geschäftsunterlagen der externen Aktenarchivierung werden mittels der Rhenus-Online-Plattform verwaltet. Darauf sehen Sie online die Archivbestände ein, tätigen Neueinlagerungen, Bestellungen für Akten oder bedienen die Nutzerverwaltung. Durch das Barcode-basierte System sind sämtliche Archivbestände indexiert und alle Archivbestände und Bewegungen sind nachvollziehbar.

Falls eine Akte aus einem ausgelagerten Bestand benötigt wird, bestellt der Kunde die Akte über das Online-Tool oder schriftlich per E-Mail. Rhenus Office Systems stellt die Dokumente zeitnah in dem vereinbarten Service-Level physisch zu. Sollte der Kunde die Dokumente digital benötigen, werden diese per Scan-on-Demand (Scan-auf Abruf) übermittelt. Die Vorzüge des digitalen Dokuments können somit vollständig genutzt werden.

Oftmals erhalten Kunden nach dem Auslagern ihrer Geschäftsunterlagen durch die professionelle Verwaltung mittels eines Archivsystems erstmals einen tatsächlichen Überblick über ihre kompletten Aktenbestände. Diese Transparenz hat den Vorteil, dass die Kosten für die Aufbewahrung der einzelnen Akten mit der Einhaltung der Aufbewahrungsfristen vorausberechnet werden.

Wenn die Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind, wird der Kunde von Rhenus Office Systems zudem rechtzeitig informiert und kann dann über eine Vernichtung oder Verlängerung der Aufbewahrung entscheiden.

Interne Aktenlagerung – professioneller Inhouse-Service

Neben der externen Aktenarchivierung bieten wir einen weiteren Service an und übernehmen bei Bedarf die Betreuung Ihrer internen Aktenlagerung in Ihren eigenen Räumlichkeiten. Soweit Sie darauf angewiesen sind, Ihre Dokumente in der Nähe Ihrer Sachbearbeitung zu lagern, stellen wir Ihnen unser professionelles Know-how zur Verfügung und betreiben Ihr Dokumentenarchiv, Ihr Aktenlager und Ihre Registratur vor Ort in Ihrem Hause. Mit unserem Inhouse-Service kombinieren wir die Vorteile des Dokumenten-Outsourcings mit den Vorteilen der internen Aktenlagerung. Dabei profitieren Sie von unserer leistungsstarken IT-Infrastruktur und von der Prozessoptimierung Ihrer Dokumentenarchivierung.

Datenträgerarchivierung

Die Infrastruktur der Rhenus Office Systems ist neben der Dokumentenarchivierung ebenso für Datenträgerarchivierung optimiert. Beste Sicherheitssysteme mit modernsten Technologien, Erfahrungen und das nötige Know-How gewährleisten eine professionelle Archivierung Ihrer Datenträger bei größtmöglicher Sicherheit. Der gesamte Bestand der Datenträger wird in unserer Business Networking Plattform erfasst. Mittels eines Barcode-Systems ist Ihr gewünschtes Dokument oder Datenträger jederzeit abrufbar und steht schnell für eine Rücklieferung zur Verfügung.

„Scan on Demand“ - die digitale Archivierung

Mit dem barcodebasierten Archivsystem werden alle Aktenbestände erfasst und registriert. Somit sind die Aktenbestände jederzeit bekannt, Sie können gezielt recherchieren und bei Bedarf Akten bestellen. Je nach vereinbartem Servicelevel werden die Akten nach Abruf an Ihren Wunschort zugestellt. Sind die Aufbewahrungsfristen für die Aktenlagerung abgelaufen, werden über das Archivsystem Vernichtungslisten generiert. Zudem gibt es viele weitere Services und Vorteile mit der Rhenus Office Systems, in Bezug auf die Aktenlagerung.

Sprechen Sie uns an. Gerne unterstützen wir Sie bei der optimalen Organisation Ihres Archives.