Moderne Aktenarchivierung mit Rhenus Office Systems

Haben Sie Platzprobleme oder fehlt Ihnen eine professionelle Archivlösung?

Jedes Unternehmen verarbeitet und archiviert Dokumente und Akten. Setzen Sie auf die moderne und sichere Aktenarchivierung mittels externer Aktenlagerung. Dabei unterstützt Rhenus Sie bei allen Prozessen, die Ihnen eine moderne Aktenlagerung ermöglichen. Dazu gehört die interne und externe Aktenarchivierung, die Datenträgerarchivierung, die Bereitstellung von Dokumenten und unser Umzugsservice. 

Die externe Aktenarchivierung

Falls Sie externe Archivräume benötigen, sind Sie auch hier bei Rhenus in besten Händen: Wir lagern Ihre Unterlagen extern in einem unserer hochmodernen Hochsicherheitsarchive. Viele denken bei der Archivierung als erstes an die Digitalisierung. zum Vergleich kostet das Scannen einer Akte ca. 60,00 CHF, die externe Aktenarchivierung dagegen aber nur ca. 3,00 CHF pro Jahr und Aktenordner.

Die externe Aktenarchivierung ist heutzutage bei Rhenus Office Systems hochmodern organisiert. Die Einhaltung von Qualitäts- und Sicherheitsnormen wie ISO 9001 und ISO 27001 bilden die Grundlage für die sichere Aufbewahrung und garantieren darüber hinaus den datenschutzgerechten Umgang mit personenbezogenen Informationen. Der Kunde kann sich so voll und ganz auf seine Kernkompetenzen konzentrieren und spart Platz sowie Lagerkosten am eigenen Standort. Speziell bei der eigenen Archivierung von Akten in Stadtzentren mit hohen Flächenkosten ist die Auslagerung an Rhenus Office Systems, der platzoptimiert in großen Archiven lagert, erheblich günstiger.

Dabei wird jede Aktenbewegung im Archivsystem revisionssicher erfasst, so dass der Status der Akte jederzeit nachvollziehbar ist.
Die berechtigten Personen können von ihrem PC aus jederzeit die Akten online recherchieren und den aktuellen Status abrufen. Zudem kann jede Akte ganz bequem durch den autorisierten Nutzer angefordert werden.

Wovon Sie bei diesem Service profitieren:

• Erheblich günstiger als die vollständige Digitalisierung
• Kosteneinsparungen und Effizienzsteigerung durch externe Aktenarchivierung
• Jederzeitiger Zugriff auf Ihre Akten über unsere Online-Plattform
• Höchstes Maß an Sicherheit in den Sicherheitsarchiven
• Die Zustellung (Zugriff) erfolgt in definierten Service-Level, physisch oder digital

Durch diese Optimierung Ihrer Dokumentenaufbewahrung können Sie sich auf Ihre Kernaufgaben konzentrieren und verschwenden keine Zeit beim Suchen Ihrer Dokumente - denn Rhenus übernimmt die aufwendige Archivierung.
Bei uns ist die externe Aktenarchivierung aller Informations- und Datenträger möglich. Angefangen bei klassischen Dokumenten wie Ordner, Akten, Mappen, Zeichnungen und Archivkartonagen, bis hin zur Archivierung von Mediendatenträgern.

Die interne Aktenarchivierung

Die interne Aktenlagerung kostet Mitarbeiter-Ressourcen. Und doch müssen viele Unternehmen aus gesetzlichen oder organisatorischen Gründen Ihre Unterlagen im eigenen Hause aufbewahren. Rhenus hilft Ihnen, Ihre vorhandene Fläche effektiv auszunutzen. Wir legen Ihre Archivsystematik fest und ermöglichen Ihnen eine sichere Aktenlagerung in ihren Räumlichkeiten. Dabei wird Ihre vorhandene Lagerfläche ideal ausgenutzt.

Die Vorteile der internen Aktenarchivierung sind folgende:

●    Zeitersparnis und Risikoreduktion durch ein professionelles Dokumentenmanagement
●    Höchstes Maß an Sicherheit durch Erfüllung gesetzlicher Sicherheitsstandards
●    Optimale Nutzung vorhandener Flächen – u.a. durch einen definierten Vernichtungsprozess
●    Bei Bedarf stellen wir Ihnen sogar Regalsysteme, Sicherheitstechnik und IT-Infrastruktur zur Verfügung. Sollte Ihr Aktenbestand den Rahmen Ihrer Lagerungsmöglichkeiten sprengen, bietet Rhenus auch in diesem Fall eine passende Lösung.

Digitalisierung - Scan on Demand

Digitale Archivierung ist die derzeit effektivste Lösung für die Dokumentenverwaltung. Sie sparen Kosten für die Lagerung Ihres Schriftgutes und haben die Dokumente im sofortigen Zugriff. Die komplette Digitalisierung von Geschäftsunterlagen in Papierform ist jedoch nicht immer wirtschaftlich sinnvoll. Deshalb haben wir das Produkt „Aktive Akte“ entwickelt. Hier werden zugriffsintensive Akten und Dokumente durch unseren Scanservice (Scan-On-Demand) digitalisiert. Bei Anforderung stellen wir Ihnen die benötigte Akte oder das Dokument binnen kürzester Zeit zur Verfügung. Mit Hilfe unseres Online-Archives können Sie ständig auf Ihre Daten zugreifen. Zudem garantieren wir Ihnen auch hier die höchsten Sicherheitsstandards und eine konsequente Einhaltung des Datenschutzes. Damit bieten wir Ihnen die kostengünstigste und sicherste Form der Aktenarchivierung.

Umzugsservice

Auch über den Umzug Ihrer Akten in das neue Sicherheitsarchiv bei Rhenus müssen Sie sich keine Gedanken machen, denn wir erledigen das für Sie! Die Akten werden direkt in Ihrem Hause abgeholt und anschließend sicher zu Rhenus transportiert.

Rhenus – Ihr zuverlässiger Ansprechpartner

Kommen Sie mit Archivierungsfragen zu Rhenus – und profitieren Sie vom umfassenden Know-How eines professionellen Dokumentenlogistikers. Wir verfügen über eine einheitliche Infrastruktur und haben standardisierte Arbeitsprozesse.
Haben Sie noch Fragen zur modernen Aktenarchivierung oder möchten diese sogar in Ihrem Hause realisieren?

Kontaktieren Sie noch heute unsere Experten von Rhenus und lassen sich umfassend beraten!